De københavnske spisesteder Koefoed og Hummer har en booking manager – eller booking koordinator – som en vigtig del af deres forretning. Den person, der indtil for kort tid siden udfyldte den travle plads, er netop blevet erstattet, og køkkenchef og direktør Ronni Mikkelsen på Hummer ledte med dette stillingsopslag efter følgende:
Som bookingkoordinator er du en del af et dygtigt team, der brænder for at yde det absolut højeste serviceniveau. Du er en dygtig sælger og stærk på både e-mail og telefon. Du formår at få gæsten til at føle sig i centrum. Service er et nøgleord for os, og det er en af dine største kvaliteter.
Stillingen der refererer til direktøren, er en fuldtidsstilling der tager udgangspunkt i en arbejdsuge fra Mandag - Fredag i dagtimerne. Aften og weekendarbejde kan i sjældne tilfælde forekomme, flexibilitet er et must.
Har man ikke et indblik i branchen kan det måske virke mærkeligt at bruge ressourcer på en medarbejder, der ikke engang arbejder i selve restauranten. Men i en konkurrencesituation med tusindvis af restauranter i især de store byer, der skærpes for hvert år, kan administrationen være et vigtigt sted at satse for restauratørerne. Og Ronni Mikkelsen anser sin booking manager som et kerne-element i sin forretning:
”Der er ingen tvivl om at mange ambitiøse restauranter i hovedstaden er udfordrede på håndteringen af deres bookinger; nogle løser det med at købe sig licens til et online booking system, men det er ikke altid nok – her i firmaet har vi to spisesteder, Hummer og Koefoed, og den to-deling og antallet af gæster, der begge steder har nogle helt klare forventninger til deres spiseoplevelser, stiller krav til vores bagtæppe af administration”, fortæller Ronni.
Booking manager som højre hånd
Siden finanskrisen har restaurationsbranchen været en af de brancher med størst vækst, og antallet af spisesteder boomer i hele landet: en undersøgelse fra 2018 viser, at der i dag findes over 17.000 spisesteder i landet. Fra 2009 til 2018 er antallet af beskæftigede steget med imponerende 55%. Og nogle af de nye ansatte får altså job i kulisserne:
”For mig er en booking manager min højre hånd og en utrolig vigtig nøgle til at få tingene til at løbe rundt i praksis. Det nytter ikke noget med mange reservationer, hvis folk ikke placeres optimalt, hvis de ikke tilbydes de rette løsninger i forhold til deres budget, hvis et selskab ikke får den korrekte opmærksomhed og opfølgning. Jeg har ikke selv tid til at sidde og håndtere bookingerne, der skal sidde én, som har overblikket og kan tage tingene stille og roligt med gæsterne. Det er da en stor beslutning at ansætte en booking manager; det koster dyrt at udvide sin medarbejderstab, og man skal være sikker på at få pengene igen. Men der løber en klar linje mellem det at skabe en forretning, hvor servicen overfor vores gæster er i højsædet, og indtjeningen. De ting mener jeg går hånd i hånd. At have én der kan sidde og sørge for bekræftelser, skabe en relation og sørge for at gæsternes behov altid mødes og afstemmes på forhånd, skaber den bedste oplevelse for alle.”
Rigtig mange restauranter, mestendels caféer og take away-steder, klarer sig uden noget egentligt system for bookinger. Deres forretning er afhængig af walk-ins – gæster, der kommer uanmeldt forbi – mens egentlige restauranter med et simpelt koncept oftest kan nøjes med et online booking system. Er man en ambitiøs restaurant i en større by, er mange restauratører dog tvunget til at tage stilling til administrationen af bookingerne, og tage et bevidst valg om hvordan det skal foregå. Sammy Shafti, der ejer michelin-restauranten Kokkeriet, har en forretning i den absolutte superliga, hvor dagens antal bookinger bestemmer hvor meget der skal købes ind og hvor meget personale, der skal hyres:
”På en michelin-restaurant er vi helt afhængige af det givne antal bookinger i bogen. Hele dagen går med at forberede maden, hvis kvantitet skarpt dikteres af, hvor mange der har reserveret hos os. Alligevel har vi valgt ikke at ansætte en booking manager. Jeg vil hellere selv have kontakten til gæsterne, selvom det kræver ressourcer og tid på kontoret”.
No shows og aflysninger kræver administration
Udenfor Hovedstaden på Restaurant Støvlet Katrine i Sorø har Lars Mortensen i mange år været ejer og restauratør, og han kender til hovedbruddet med håndteringen af de bookinger, som er så essentielle for enhver restaurants overlevelse. Han har som regel ikke nogen booking koordinator ansat – med undtagelse af uge 7, hvor deltagelsen i Dining Week kræver et helt særligt overblik:
”Her udenfor København er vi så heldige, at vi er færre om at slås om gæsterne. Dem, der kommer her, er desuden rigtig gode til at holde ord: booker de bord, dukker de op, med mindre de er blevet alvorligt forhindrede. Det gør at vi ikke kommer til at stå med tomme borde. Inde i København er situationen helt anderledes: der er kommet en kultur, hvor nogle gæster booker plads på en håndfuld steder, for så kun tage ét sted hen, alt efter hvilken gastronomi, de har lyst til på det givne tidspunkt, uden at afbestille de øvrige. Det er jo netop derfor mange restauranter i dag tager bookinggebyr”, siger Lars Mortensen.
Ronni Mikkelsen er for sin part ikke i tvivl: ”Jeg kan se at det skaber en rigtig god dynamik at have en fast person, der sidder og har klart fokus på at udnytte den ressource, som en booking jo udgør. Især fordi vi har 2 steder, der supplerer hinanden rigtig godt: Koefoed har et skarpt koncept med gourmet smørrebrød til frokost og fine dining til aften, mens Hummer i Nyhavn er mere loose, med plads til improviseret overdådighed, fisk og skaldyr. Med det kæmpe udvalg af restauranter i København er det ikke alle gæster, der har et overblik over deres muligheder, når de booker hos os. Det kan vores booking manager stå for, og sende dem menuer, vinvalg og muligheder for allergikere, og endog rykke dem rundt mellem Hummer og Koefoed, hvis det er nødvendigt”, slutter Ronni Mikkelsen.
